Pre-employment screening

Dit protocol bestaat uit drie hoofdstukken:

1: Inleiding
2: Werkwijze
3: Voorschriften

HOOFDSTUK 1: INLEIDING

Wat is het doel van Pre-Employment Screening?

Werk en Vakmanschap is een bedrijf dat is gespecialiseerd in de werving en selectie, het detacheren, het uitzenden, alsmede de scholing en begeleiding van technisch personeel. Sommige Opdrachtgevers verlangen van Werk en Vakmanschap dat zij een Pre-Employment Screening uitvoert met betrekking tot een door Werk en Vakmanschap te leveren (Kandidaat) Flexkracht.

De Pre-Employment Screening kan zijn beperkt tot het opvragen van een verklaring om-trent gedrag (VOG) en de voor de werving en selectie van personeel gebruikelijke (per-soons)gegevens. Voor zover de screening meer omvat dan het voorgaande, geldt het volgende. Werk en Vakmanschap zal een Pre-Employment Screening alleen contractueel met de betreffende Opdrachtgever overeenkomen als zij eerst is nagegaan of de Opdrachtgever een gerechtvaardigd belang heeft bij het (laten) uitvoeren van de Pre-Employment Screening dat zwaarder weegt dan de (privacy)rechten van de te leveren (Kandidaat) Flexkracht. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er op de Opdrachtgever een wettelijke verplichting rust om een Pre-Employment Screening uit te (laten) voeren of vanwege de inhoud en aard van de functie.

De Pre-Employment Screening kan – naar eigen inzicht en keuze van Werk en Vakmanschap – door zowel een gespecialiseerd team van medewerkers als door intercedenten van Werk en Vakmanschap, worden uitgevoerd. In beginsel wordt de Pre-Employment Screening uitgevoerd door intercedenten, omdat de Pre-Employment Screening doorgaans is beperkt tot het opvragen van een VOG. Voor zover er sprake is van een omvangrijke opdracht of een opdracht van een Opdrachtgever die een uitgebreide Pre-Employment Screening verlangt, zal de Pre-Employment Screening worden uitgevoerd door een gespecialiseerd team van medewerkers van Werk en Vakmanschap

Werk en Vakmanschap Verwerkt bij de uitvoering van de Pre-Employment Screening Per-soonsgegevens met betrekking tot kandidaten, die zij ook Verwerkt als onderdeel van haar normale selectie. Daarbij kan Werk en Vakmanschap ervoor kiezen om ook bijzon-dere Persoonsgegevens van een (Kandidaat) Flexkracht te Verwerken. Dit kan betekenen dat er gevoelige of zelfs strafrechtelijke informatie door Werk en Vakmanschap wordt Verwerkt.

In beginsel is het op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) verboden om strafrechtelijke gegevens te Verwerken. Hierop geldt echter onder andere een uitzon-dering, indien passende en specifieke waarborgen zijn getroffen en de procedure is gevolgd, zoals bedoeld in artikel 31 Wbp.

Het Pre-Employment Screening protocol zorgt ervoor dat de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Pre-Employment Screening door Werk en Vakmanschap op een verantwoorde, veilige en zorgvuldige manier plaatsvindt.

HOOFDSTUK 2: WERKWIJZE

Werkwijze inzake een Pre-Employment Screening

De werkwijze van Werk en Vakmanschap in geval van een Pre-Employment Screening is als volgt:

1.
Indien een Kandidaat mogelijk in aanmerking komt voor (continuering van) werkzaam-heden bij een Opdrachtgever die een Pre-Employment Screening eist, voert Werk en Vakmanschap – indien de Kandidaat bereid is om hier zijn/haar medewerking aan te verlenen – een Pre-Employment Screening uit. De Pre-Employment Screening wordt in overleg met de Opdrachtgever voor aanvang van en/of tijdens de overeenkomst van opdracht met de Opdrachtgever uitgevoerd.

2.
De omvang van een Pre-Employment Screening – en daarmee van de gegevens die wor-den opgenomen in het door Werk en Vakmanschap aan te leggen dossier – wordt in overleg tussen de Opdrachtgever en Werk en Vakmanschap bepaald.

De volgende elementen maken in ieder geval onderdeel uit van een Pre-Employment Screening:
– Controle identiteitsdocument;
– Check (inter)nationale waarschuwingslijsten;
– Controle rijbewijs;
– Check curriculum vitae;
– Check diploma’s en certificaten;
– Check financieel;
– Check VOG;
– Check referenties (laatste werkgever);

Het PES dossier van een (Kandidaat) Flexkracht bestaat onder meer uit:

1. de gebruikelijke in het kader van een selectie van een Kandidaat te verzamelen gegevens waaronder diens NAW gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, na-tionaliteit, geslacht, overige contactgegevens, gegevens betreffende zijn/haar op-leiding, arbeidsverleden, nevenfuncties, diploma’s, vergunningen en gegevens die zijn verkregen na ingewonnen referenties. Deze gegevens worden door Werk en Vakmanschap zowel voor de Opdrachtgever als voor eigen (intern) gebruik in het kader van de (verdere) bemiddeling van de Kandidaten opgeslagen. Deze gegevens kan Werk en Vakmanschap in dat kader, behalve met de Opdrachtgever, ook met andere (potentiële) Opdrachtgevers delen. Ook de door Werk en Vakmanschap verkregen VOG en de eventueel door de Opdrachtgever gevraagde Be-trouwbaarheidsverklaring wordt op deze wijze Verwerkt. Deze verklaring kan in-dien noodzakelijk opnieuw gebruikt worden ten behoeve van andere Opdrachtge-vers binnen de zelfde sector die ook een Pre-Employment Screening vereisen.

2. gevoelige, niet zijnde bijzondere gegevens, waaronder gegevens met betrekking tot de financiële situatie van de (Kandidaat) Flexkracht (waaronder een faillisse-ment of een schuldsanering, (loon)beslag of een bepaalde BKR registratie) en overige voor de toetsing van de betrouwbaarheid en/of integriteit van de (Kandidaat) Flexkracht relevante informatie (bijvoorbeeld informatie met betrekking schorsing en ontslag). De hiervoor genoemde informatie vraagt Werk en Vakman-schap op via een door de (Kandidaat) Flexkracht in te vullen eigen verklaring. Dit neemt niet weg dat Werk en Vakmanschap deze informatie ook kan herleiden uit openbare registers, zoals het centraal insolventieregister. Het staat Werk en Vakmanschap vrij om de op deze wijze verkregen informatie te gebruiken bij de (ver-dere) bemiddeling van de (Kandidaat) Flexkracht. De door Werk en Vakmanschap verkregen gegevens en informatie zullen alleen worden gedeeld met de Opdracht-gever waarvoor een Pre-Employment Screening is of wordt verricht, en met ande-re Opdrachtgevers, indien en voor zover zij een soortgelijke Pre-Employment Screening voor de Kandidaat vereisen. Met de Opdrachtgever wordt de verkregen informatie alleen in de navolgende gevallen gedeeld:

1. in het geval van (een vermoeden van) fraude of andersoortige ernstige onregelmatigheden of in geval van een gerechtelijke procedure, dan wel;
2. steekproefsgewijs in het kader van een audit, in het geval dit met de Opdrachtgever is afgesproken, dan wel;
3. wanneer dit noodzakelijk is voor de Opdrachtgever om te voldoen aan een op haar rustende wettelijke verplichting, dan wel;
4. indien dat een (Kandidaat) Flexkracht – zonder daartoe door Werk en Vakmanschap te zijn verzocht – meer gevoelige gegevens en informatie in-vult op de door hem of haar ingevulde eigen verklaring, en Werk en Vakmanschap vermoedt dat deze informatie geen belemmering vormen voor het verrichten van werkzaamheden voor de Opdrachtgever, en de Opdrachtgever hierover een definitief besluit neemt. Informatie met betrekking tot een eventueel onder de (Kandidaat) Flexkracht gelegd loonbeslag wordt niet met de Opdrachtgever gedeeld, met dien verstande dat Werk en Vakmanschap – in het geval dat de (Kandidaat) Flexkracht hierdoor niet (langer) aan de functievoorwaarden voldoet – alleen zal doorgeven dat uit de Pre-Employment Screening naar voren is gekomen dat de (Kandidaat) Flexkracht niet (langer) bij de Opdrachtgever geplaatst kan worden.

3.
Strafrechtelijke gegevens en gegevens met betrekking tot onrechtmatig of hinderlijk gedrag van de (Kandidaat) Flexkracht in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag: Werk en Vakmanschap zal deze informatie enkel voor intern gebruik opslaan in verband met de (verdere) bemiddeling van de (Kandidaat) Flexkracht, voor de Opdrachtgever voor wie de Pre-Employment Screening wordt verricht en voor eventuele andere Opdrachtgevers die een soortgelijke Pre-Employment Screening vereisen. Een Opdrachtgever (of een door hem aangewezen Derde en/of zijn toezichthouder) krijgt alleen toegang tot de hiervoor beschreven Persoonsgegevens van bij haar werkzame kandidaten indien dat:
i) noodzakelijk is in verband met een (verdenking van) fraude, andere ernstige onregelmatigheden of in geval van een gerechtelijke procedure, of;
ii) in het kader van een audit (zie punt 4 hieronder) of in de hieronder genoemde uitzonderingsgevallen:

a. Een door een (Kandidaat) Flexkracht zelf ingevulde eigen verklaring waaruit volgt dat er sprake is van een strafrechtelijk verleden, wordt alleen aan Opdrachtgevers ter beschikking gesteld, indien een (Kandidaat) Flexkracht daarin aangeeft een strafrechtelijk verleden te hebben, Werk en Vakman-schap als gevolg hiervan geen problemen voorziet bij het verrichten van werkzaamheden voor de Opdrachtgever, waarbij geldt dat het uiteindelijke oordeel daarover door de Opdrachtgever wordt gegeven;

b. In het geval dat een (Kandidaat) Flexkracht – na een verzoek van Werk en Vakmanschap – geen of niet tijdig een VOG overlegt, wordt dit alleen met de Opdrachtgever gedeeld indien de (Kandidaat) Flexkracht reeds is aan-gevangen met de werkzaamheden voor de Opdrachtgever. Werk en Vak-manschap informeert de Opdrachtgever enkel en alleen hierover indien Werk en Vakmanschap van oordeel is dat de (Kandidaat) Flexkracht hier-door niet langer aan de functievoorwaarden voldoet. Dit is als Werk en Vakmanschap als gevolg hiervan geen problemen voorziet bij het verrichten van de werkzaamheden voor de Opdrachtgever waarbij geldt dat het uiteindelijke oordeel daarover door de Opdrachtgever wordt gegeven;

c. Voor zover uit een door Werk en Vakmanschap verkregen verklaring van een referent/ex-werkgever volgt dat de (Kandidaat) Flexkracht een straf-rechtelijk verleden heeft, zal Werk en Vakmanschap deze informatie alleen voor intern gebruik opslaan, en wordt dit alleen met de Opdrachtgever ge-deeld indien de (Kandidaat) Flexkracht reeds is aangevangen met de werk-zaamheden voor de Opdrachtgever. Werk en Vakmanschap informeert de Opdrachtgever enkel en alleen hierover indien Werk en Vakmanschap van oordeel is dat de (Kandidaat) Flexkracht hierdoor niet langer aan de func-tievoorwaarden voldoet. Dit is als Werk en Vakmanschap als gevolg hiervan geen problemen voorziet bij het verrichten van de werkzaamheden voor de Opdrachtgever, waarbij geldt dat het uiteindelijke oordeel daarover door de Opdrachtgever wordt gegeven;

4.
Werk en Vakmanschap kan met de Opdrachtgever overeenkomen dat de Opdrachtgever het recht heeft om een audit uit te voeren. In dat geval kan worden overeengekomen dat de Opdrachtgever (of een auditor namens of in opdracht van de Opdrachtgever) op bepaalde momenten toegang heeft tot het PES dossier van zijn (voormalige) Kandidaten. Op basis van een overeenkomst, kan ook een eventuele toezichthouder van een Opdrachtgever het recht hebben om toegang te verlangen tot het PES dossier van de (voormalige) Kandidaten van een Opdrachtgever.

HOOFDSTUK 3: VOORSCHRIFTEN

Artikel 1: Definities

Betrouwbaarheidsverklaring: een verklaring waarin Werk en Vakmanschap verklaart de screening te hebben uitgevoerd en geen reden te hebben om te twijfelen aan de be-trouwbaarheid en integriteit van de Kandidaat.

CBP: College bescherming Persoonsgegevens; heeft de taak om de Verwerking van Per-soonsgegevens, waaronder PES Persoonsgegevens, en de naleving van de Wbp te con-troleren.

Derde: een ieder, niet zijnde een Kandidaat, Flexkracht, Werk en Vakmanschap zelf of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van Werk en Vakmanschap gemachtigd is om PES gegevens te Verwerken.

Flexkracht: de persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft, bijvoorbeeld: een Kandidaat, uitzendkracht, gedetacheerde, werknemer of zelfstandig ondernemer.

Kandidaat: een potentiele uitzendkracht, gedetacheerde, werknemer of zelfstandige ondernemer die Werk en Vakmanschap ten behoeve van de Opdrachtgever heeft bena-derd en op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.

Opdrachtgever: de partij die Werk en Vakmanschap een opdracht verstrekt en de orga-nisatie waarbinnen de Flexkracht te werk is of wordt gesteld, dan wel waar de Kandidaat mogelijk te werk wordt gesteld.

Persoonsgegeven: elk(e) gegeven of informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Pre-Employment Screening: pre-employment screening zoals beschreven in de Hoofd-stuk 1.

PES dossier: het per Kandidaat of Flexkracht bijgehouden dossier van Persoonsgegevens met de PES gegevens van een Kandidaat of Flexkracht.

PES gegevens: alle Persoonsgegevens, waaronder mogelijke strafrechtelijke Persoons-gegevens, die worden Verwerkt in het kader van een Pre-Employment Screening.

Protocol: dit document: Pre-Employment Screening protocol.

Verwerking, Verwerken (incl. vervoegingen daarvan): elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Wbp: de Wet bescherming Persoonsgegevens.

Werk en Vakmanschap: Werk en Vakmanschap Personeels B.V. die het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van PES vaststelt en derhalve kwalificeert als (mede)verantwoordelijke in de zin van de Wbp.

Artikel 2: Toepassing & doel van het Protocol

1. Dit Protocol is van toepassing indien Werk en Vakmanschap PES gegevens Verwerkt in het kader van een Pre-Employment Screening, onder de voorwaarde dat met betrekking tot deze Verwerking een Melding is gedaan.

2. Dit Protocol is een uitwerking van de bepalingen van de Wbp en het beleid van Werk en Vakmanschap met betrekking tot privacy. Daarnaast biedt dit Protocol waarborgen voor de Verwerking van PES gegevens door Werk en Vakmanschap.

Artikel 3: Doel & uitganspunten Verwerking PES gegevens

1. Werk en Vakmanschap zal ervoor zorgen dat de PES gegevens op behoorlijke en zorg-vuldige wijze in overeenstemming met dit Protocol worden Verwerkt. Werk en Vakmanschap zal de PES gegevens alleen Verwerken voor de doeleinden die zijn beschreven in de Melding, te weten:

a. In geval van bemiddeling: Pre-Employment Screening voor aanvang van een ter beschikkingstelling, in geval van voortzetting van een ter beschikkingstelling, een overeenkomst van opdracht en/of een dienstverband met de Opdrachtgever, indien en voor zover dit door Werk en Vakmanschap is overeengekomen met de (potentiële) Opdrachtgever;
b. Ten behoeve van managementdoeleinden: managementinformatie voor intern gebruik en het (laten) uitvoeren van audits, een en ander voor zover Werk en Vakmanschap hiertoe contractueel is verplicht jegens de Opdrachtgever.

2. Werk en Vakmanschap Verwerkt alleen PES gegevens van Flexkrachten indien:

a. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een met de Flexkracht gesloten over-eenkomst, bijvoorbeeld: een afspraak tussen Werk en Vakmanschap en de Flex-kracht om deze te bemiddelen naar een Opdrachtgever die een Pre-Employment Screening vereist; en/of
b. de gerechtvaardigde belangen van Werk en Vakmanschap en/of de Opdrachtgever zulks verlangen en deze belangen prevaleren boven de (privacy)belangen van de Flexkrachten.

3. Werk en Vakmanschap heeft een gerechtvaardigd belang bij de Verwerking van PES gegevens in geval van een opdracht tot bemiddeling. Dit gerechtvaardigd belang bestaat onder meer, maar niet uitsluitend, uit een zorgvuldige uitoefening van haar bedrijfsactivi-teiten en de nakoming van haar contractuele verplichtingen jegens de Opdrachtgevers die een gerechtvaardigd belang hebben bij het (laten) uitvoeren van de pre-Employment Screening. Het gerechtvaardigd belang van Opdrachtgevers bij het uitvoeren van een Pre-Employment Screening kan bijvoorbeeld voortvloeien uit een wettelijke verplichting van Opdrachtgevers om vooraf de betrouwbaarheid van Flexkrachten te beoordelen en/of kan voortvloeien uit de specifieke aard van de openstaande functie, waardoor extra (toetsing van) waarborgen vereist (is) zijn.

4. Werk en Vakmanschap heeft een gerechtvaardigd belang bij de Verwerking van PES gegevens voor managementdoeleinden. Dit gerechtvaardigd belang bestaat onder meer, maar niet uitsluitend, uit de noodzaak om te voorkomen dat negatief gescreende Flex-krachten bij een andere Opdrachtgever worden bemiddeld die een vergelijkbare Pre-Employment Screening vereist of om te kunnen aantonen dat Werk en Vakmanschap aan haar verplichtingen jegens haar Opdrachtgevers heeft voldaan.

5. Werk en Vakmanschap heeft ervoor gezorgd dat de Verwerking van strafrechtelijke Persoonsgegevens die zij ten behoeve van haar Opdrachtgevers in het kader van de Pre-Employment Screening uitvoert, conform artikel 31 Wbp bij het CBP is gemeld.

Artikel 4: Voorwaarden voor de Verwerking van PES gegevens

1. In het geval dat de Pre-Employment Screening uit meer bestaat dan het opvragen van een VOG en de overige in het kader van werving en selectie gebruikelijke gegevens, dient de Opdrachtgever van Werk en Vakmanschap een gerechtvaardigd belang te hebben om een ruimere Pre-Employment Screening uit te laten voeren. Werk en Vakmanschap draagt ervoor zorg dat zij voorafgaand aan de Pre-Employment Screening op de hoogte is gesteld van dit gerechtvaardigd belang.

2. Werk en Vakmanschap zal PES gegevens voor eigen doeleinden enkel Verwerken bin-nen de grenzen van de wet. Dit betekent dat strafrechtelijke Persoonsgegevens enkel en alleen mogen worden Verwerkt in het kader van de beoordeling van een verzoek van de Flexkracht aan Werk en Vakmanschap om een beslissing over hem te nemen of aan hem een prestatie te leveren, dan wel teneinde de belangen van Werk en Vakmanschap – voor zover dit betrekking heeft op strafbare feiten die zijn of naar verwachting zullen worden gepleegd jegens hem of jegens personen die in haar dienst zijn – te beschermen.

3. Werk en Vakmanschap zal ervoor zorgen dat PES gegevens enkel worden Verwerkt indien zij, rekening houdende met de doeleinden waarvoor deze worden verzameld en Verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Dit houdt in dat de Pre-Employment Screening naar haar aard, inhoud en omvang dient te zijn beperkt tot het noodzakelijke om het risico te reduceren waarvoor de Pre-Employment Screening wordt uitgevoerd. In dit kader heeft Werk en Vakmanschap de navolgende waarborgen getrof-fen:

– In het geval dat de Pre-Employment Screening ruimer is dan het opvragen van een VOG en de overige in het kader van werving en selectie gebruikelijke gegevens, zal Werk en Vakmanschap vooraf controleren of de Opdrachtgever een ge-rechtvaardigd belang heeft bij het (laten) uitvoeren van de Pre-Employment Screening dat zwaarder weegt dan de (privacy)rechten/belangen van Flexkrachten;
– Werk en Vakmanschap zal alle PES gegevens – voor zover redelijkerwijze mogelijk – opvragen bij de Flexkracht. Indien de Flexkracht PES gegevens (bijvoorbeeld een strafrechtelijk verleden) opgeeft die weliswaar kunnen leiden tot een negatieve uitkomst van de Pre-Employment Screening, maar die naar de inschatting van Werk en Vakmanschap een tewerkstelling niet in de weg zouden moeten staan, treedt Werk en Vakmanschap in overleg. Dit overleg vindt in eerste instantie plaats tussen Werk en Vakmanschap en de Flexkracht. Vervolgens zal Werk en Vakmanschap met de Opdrachtgever in overleg treden om te bezien of bemiddeling toch kan (blijven) plaatsvinden;
– Voor zover het (wettelijk) is toegestaan, controleert Werk en Vakmanschap de juistheid van de PES gegevens. Indien hieruit volgt dat PES gegevens onjuist of verouderd zijn, worden deze gewist. De hiervoor genoemde gegevens worden niet gewist, indien Werk en Vakmanschap is gehouden om deze gedurende een termijn te bewaren;
– De Flexkracht heeft te allen tijde recht op inzage in, correctie en verwijdering van de PES gegevens die Werk en Vakmanschap over hem Verwerkt. Dit is nader uit-gewerkt in artikel 10 van dit Protocol.

4. Werk en Vakmanschap zal alleen een Pre-Employment Screening uitvoeren, indien het duidelijk is dat de Flexkracht (potentieel) geplaatst kan worden bij de Opdrachtgever die een Pre-Employment Screening vereist.

5. Werk en Vakmanschap zal alleen PES gegevens aan Opdrachtgevers of Derden ver-strekken, conform hetgeen in de Inleiding van dit Protocol (Deel 1) is bepaald.

6. Werk en Vakmanschap zal de verkregen PES gegevens alleen gebruiken voor de selec-tie van de Flexkracht voor de Opdrachtgever en voor Opdrachtgevers die (voor soortgelijke functies) een (soortgelijke) Pre-Employment Screening vereisen.

Artikel 5: Informatieplicht

1. Werk en Vakmanschap heeft een informatieplicht jegens de Flexkracht. Dit betekent dat zij de Flexkracht voorafgaand aan de Pre-Employment Screening zal informeren over het doel en de inhoud van de Pre-Employment Screening, alsmede over de gevolgen van een mogelijke negatieve uitslag van de Pre-Employment Screening. Werk en Vakman-schap zal de Flexkracht eveneens informeren in het geval dat er sprake is van ‘een match’ en zij de Flexkracht mogelijk kan plaatsen bij een Opdrachtgever die een Pre-Employment Screening vereist, dan wel wanneer er een voorstelprocedure in gang is ge-zet in verband met een functie bij een Opdrachtgever die een Pre-Employment Screening vereist. Werk en Vakmanschap zal de Flexkracht in dit kader informeren over de identiteit van de (mogelijke) Opdrachtgever, welke PES gegevens zullen worden Verwerkt en de gevolgen van een negatieve uitslag van de Pre-Employment Screening.

2. Wanneer de Flexkracht zich bereid verklaart om mee te werken aan een Pre-Employment Screening, zal hij de voor de Pre-Employment Screening benodigde gegevens aan Werk en Vakmanschap verstrekken. Werk en Vakmanschap is tevens gerechtigd om de reeds bij haar bekende PES gegevens van de Flexkracht te gebruiken. Werk en Vakmanschap zal enkel informatie bij Derden inwinnen in verband met het verkrijgen van referenties. Werk en Vakmanschap is gerechtigd om openbare bronnen te raadplegen teneinde informatie in te winnen met betrekking tot de financiële situatie van de Flexkracht.

3. De Flexkracht wordt door Werk en Vakmanschap tijdens de Pre-Employment Screening geïnformeerd over de voortgang hiervan, in het geval dat de Pre-Employment Screening niet naar wens verloopt of wanneer de aanvangsdatum of voorsteldatum van de Flexkracht bij de Opdrachtgever niet gehaald lijkt te worden.

4. Werk en Vakmanschap informeert de Flexkracht over de uitslag van de Pre-Employment Screening. Wanneer de uitslag van de Pre-Employment Screening positief is, wordt de Flexkracht medegedeeld dat hij aan de Opdrachtgever kan worden voorgesteld of dat de plaatsing bij de Opdrachtgever definitief doorgang zal vinden. Bij een negatieve uitslag, zal Werk en Vakmanschap de Flexkracht mededelen dat hij niet zal worden voorgesteld of geplaatst bij de Opdrachtgever. Hierop geldt een uitzondering in het geval dat de Opdrachtgever ondanks de negatieve uitslag van de Pre-Employment Screening de Flexkracht toch wil plaatsen of geplaatst wil houden.

Artikel 6: Verplichting tot geheimhouding

1. Medewerkers van Werk en Vakmanschap die toegang hebben of zullen krijgen tot de PES gegevens, zullen worden ingelicht over dit Protocol en de inhoud hiervan. Werk en Vakmanschap zal daarnaast zorgen voor een geheimhoudingsverplichting van de betrok-ken werknemers met betrekking tot alle gegevens en informatie, waartoe zij in het kader van een Pre-Employment Screening toegang zullen krijgen.

2. De Opdrachtgevers hebben uit hoofde van de bepalingen uit de Wbp een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de PES gegevens en alles wat daarmee verbonden is. Werk en Vakmanschap zal de Opdrachtgevers uitdrukkelijk hierop wijzen en afspraken maken met betrekking tot geheimhouding door de Opdrachtgevers.

Artikel 7: Toegankelijkheid tot PES gegevens

1. Werk en Vakmanschap zal werkinstructies ten behoeve van haar medewerkers opstel-len, om zodoende de toegang tot PES gegevens zoveel mogelijk te beperken tot de me-dewerkers die uit hoofde van hun functie/werkzaamheden toegang dienen te hebben tot deze PES gegevens.

2. Waar nodig zal Werk en Vakmanschap zorgen voor (ICT) technische maatregelen om dit te bewerkstelligen. In dit kader zal Werk en Vakmanschap haar medewerkers instrue-ren om in het computersysteem waarin PES gegevens opgeslagen zullen worden, bepaalde gevoelige PES gegevens als zodanig af te schermen. Op deze manier voorkomt Werk en Vakmanschap dat onbevoegdheden binnen haar organisatie kennis kunnen nemen en gebruik kunnen maken van deze informatie.

Artikel 8: Bewaartermijn

Werk en Vakmanschap zal de PES gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en relevant voor de realisatie van de doeleinden waarvoor deze PES gegevens worden Verwerkt bewaren. Onder doeleinden wordt tevens verstaan de opslag van de PES gegevens op grond van met de Opdrachtgever gemaakte contractuele afspraken.

Vanaf de ingangsdatum van dit Protocol zullen de navolgende bewaartermijnen gelden voor alle PES gegevens die Werk en Vakmanschap in het kader van een Pre-Employment Screening Verwerkt:

– een VOG en een eigen verklaring worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is, doch maximaal 2 jaar na uitdiensttreding van de Flexkracht of 2 jaar na het laatste contact tussen Werk en Vakmanschap en de Flexkracht;
– een VOG en een eigen verklaring met betrekking tot een Flexkracht die (nog) niet heeft gewerkt en niet binnen 1 jaar te werk is gesteld bij een Opdrachtgever, worden bewaard tot 1 jaar na afronding van de Pre-Employment Screening;
– alle overige PES gegevens zullen maximaal 2 jaar na einde van de dienstbetrekking of 2 jaar na het laatste contact tussen Werk en Vakmanschap en de Flexkracht worden bewaard, tenzij Werk en Vakmanschap op grond van een (door haar aannemelijk te maken) wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang daartoe gehouden is.

De hierboven genoemde bewaartermijnen kunnen worden verlengd in het geval van een geschil, een gerechtelijke procedure of een (daaruit) volgend schikkingstraject. De be-waartermijn zal in de hiervoor genoemde gevallen echter nooit langer zijn dan 2 jaar na-dat het traject/geschil is afgerond.

Artikel 9: Beveiliging

Teneinde de door middel van een Pre-Employment Screening te verkrijgen strafrechtelijke gegevens te beveiligen, heeft Werk en Vakmanschap passende technische en organi-satorische maatregelen getroffen. Zodoende wordt voorkomen dat de strafrechtelijke gegevens buiten (de bevoegde medewerkers van) Werk en Vakmanschap terecht kunnen komen of anderszins op onrechtmatige wijze kunnen worden Verwerkt of gebruikt.

De hiervoor genoemde maatregelen zijn beschreven in de Melding.

Artikel 10: Inzage, correctie of verwijdering

1. Een verzoek van een Flexkracht om inzage of correctie in de PES gegevens van een Flexkracht dient schriftelijk te worden ingediend bij Werk en Vakmanschap. Naar aanleiding van dit verzoek zal Werk en Vakmanschap zo spoedig mogelijk beslissen op het verzoek.

2. In het geval dat het verzoek tot inzage of correctie door Werk en Vakmanschap wordt afgewezen, zal zij de reden voor haar besluit aan de Flexkracht mededelen. Een kopie van het verzoek en het besluit van Werk en Vakmanschap, zal aan het dossier van de Flexkracht worden toegevoegd.

3. Medewerkers van Werk en Vakmanschap mogen telefonisch en per e-mail gedane ver-zoeken van de Flexkracht met betrekking tot inzage, correctie of anderszins in de PES gegevens, niet zonder meer (direct) beantwoorden. De medewerkers van Werk en Vakmanschap zijn in dat geval verplicht:

– om een identiteitscontrole uit te voeren, zodat er zekerheid is dat een eventuele reactie op het verzoek alleen aan de Flexkracht die hiertoe gerechtigd is wordt verstrekt. Indien de identiteit van de Flexkracht niet met zekerheid kan worden vastgesteld, zal er geen informatie worden verstrekt.

– om de Flexkracht te verzoeken om zijn verzoek schriftelijk in te dienen of om zich per-soonlijk ten kantore van Werk en Vakmanschap te melden, teneinde de identiteit alsnog vast te kunnen stellen.

Artikel 11: Klachten

1. In het geval dat naar het oordeel van de Flexkracht Werk en Vakmanschap dit Protocol niet naleeft of de Flexkracht klachten en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de Verwerking van PES gegevens door Werk en Vakmanschap, kan hij dit melden via zijn contactpersoon van Werk en Vakmanschap. Indien de klacht van de Flexkracht niet bevredigend wordt afgehandeld of hij zich door de aard van de klacht niet tot de contact-persoon kan wenden, kan de Flexkracht zich richten tot de directie van Werk en Vakman-schap, via a.kat@werkenvakmanschap.nl of Werk en Vakmanschap, t.a.v. de directie, Postbus 1011 4700 BA Roosendaal.

2. Na ontvangst van een schriftelijke klacht van de Flexkracht, zal Werk en Vakmanschap een ontvangstbevestiging sturen. Hierin zal de termijn worden vermeld, waarbinnen de Flexkracht een inhoudelijke reactie op zijn klacht tegemoet kan zien. Indien de Flexkracht telefonisch een klacht indient, zal hij direct vernemen binnen welke termijn hij een inhoudelijke reactie tegemoet kan zien. Hierop geldt als uitzondering de situatie dat Werk en Vakmanschap een klacht direct inhoudelijk kan afhandelen.

3. De klacht zal door Werk en Vakmanschap inhoudelijk worden behandeld, waarna zij de Flexkracht informeert over haar beslissing op de klacht. Indien Werk en Vakmanschap de klacht afwijst, zal zij de Flexkracht wijzen op de mogelijkheid van bemiddeling door het CBP.

4. Het voorgaande is eveneens van toepassing op vragen en/of opmerkingen van medewerkers van Werk en Vakmanschap, de Opdrachtgevers en/of Derden.

Artikel 12: Publicatie

Dit Protocol is voor iedere medewerker van Werk en Vakmanschap te raadplegen en iedere (nieuwe) medewerker zal over de inhoud hiervan worden geïnformeerd.

Versie 1: 1 januari 2017